Politique de confidentialité 

(cette politique de confidentialité est basée sur le règlement européen RGPD¹ (UE) 2016/679 en vigueur le 25 mai 2018)

Note préliminaire : Le terme “nous” dans le texte ci-dessous se réfère à la Fondation Oekofonds (Stëftung Oekofonds)

 

1. Introduction

Le 25 mai 2018, le règlement européen N° 2016/679, dit « Règlement Général sur la Protection des Données » (RGPD), entre en vigueur. Ce règlement est applicable dans tous les États membres de l’Union européenne ainsi que chaque entité morale agissant sur le territoire de l’Union européenne. L’objectif principal du règlement est de constituer un texte de référence en matière de protection des données à caractère personnel, qui renforce, unifie et harmonise la protection des données pour tous les individus de l’Union européenne. De plus, le règlement s’applique même aux instances en dehors du territoire de l’Union européenne, qui traitent des données de ressortissants de celle-ci.

La présente politique de confidentialité est applicable au traitement des données à caractère personnel par la Fondation Oekofonds et par les sites web gérés par la Fondation Oekofonds.

Nous accordons de l’importance à une gestion prudente de vos données à caractère personnel. Cela signifie notamment que nous gérons vos données à caractère personnel en toute confidentialité, que nous avons pris des mesures de sécurité afin de protéger vos données à caractère personnel contre la perte, l’accès non autorisé ou le vol, et que nous supprimerons les données lorsque celles-ci ne sont plus nécessaires à notre travail associatif.

 

2. Données à caractère personnel concernées

La Fondation Oekofonds reçoit vos données à caractère personnel de différentes façons lorsque vous:

– faites un don au profit de la Fondation Oekofonds (décès, testament, mariage, anniversaire…);

– prenez contact avec nous par courriel (adresse de courriel) ou téléphone (numéro de téléphone);

– faites une demande pour profiter d’un don/financement de la part de la Fondation Oekofonds.

 

3. Données à caractère personnel que nous recueillons

La Fondation Oekofonds privilégie une approche de proportionnalité et de minimisation des données traitées. Nous veillons à ce que les données que nous collectons et traitons soient adéquates, pertinentes et limitées à ce qui est nécessaire aux finalités des traitements en question.

Fichier des membres du conseil d’administration

Titre (facultatif);

nom et prénom;

adresse postale (Rue et n°, code postal, localité, pays);

nationalité (conformément à la loi);

année et lieu de naissance (conformément à la loi);

numéro(s) de téléphone (facultatif);

adresse électronique, de courriel (facultatif);

profession, société, service, fonction (facultatif);

date d’adhésion (automatique lors d’une nouvelle adhésion).

 

Tableau des membres démissionnaires ou décédés
Année de démission ou année de décès (lorsque la famille ou des proches nous en informent).

Les données de nos membres démissionnaires ou défunts sont recueillies dans une liste qui est archivée dans un dossier pendant 5 années, sauf demande contraire. Dans le cas d’un décès, cette demande doit être faite par la famille ou les proches.

 

Gestion des donateurs

nom et prénom;

adresse, code postal, pays;

 

Gestion des demandeurs de financement

Nom et prénom de la personne de contact;

Adresse, code postal, pays de l’organisation/personne de contact;

numéro(s) de téléphone (facultatif);

adresse électronique, de courriel (facultatif);

données financières de l’organisation ou la personne de contact (facultatif).

 

Visite de nos sites

adresse IP et matériel/technologie;

cookies :

pour tous les visiteurs du site  gérés par la Fondation Oekofonds (www.oekofonds.lu), à des fins d’évaluation des statistiques de visites à l’aide de Google Analytics.

 

4. Pourquoi nous traitons vos données à caractère personnel

Nous traitons vos données à caractère personnel dans le cadre de la réalisation de nos missions pour pouvoir:

– traiter et gérer vos donations;

– satisfaire aux exigences légales;

– envoyer des courriels / courriers d’information aux donateurs ou en cas d’appel aux dons;

– gérer votre demande de financement de projet;

– gérer notre administration (financière) conformément aux exigences légales;

– établir des statistiques web;

 

5. Légitimité du traitement de données à caractère personnel

Notre légitimité pour traiter vos données à caractère personnel repose sur:

– le consentement de votre part au traitement de vos données à caractère personnel pour une ou plusieurs finalités spécifiques;

– une nécessité d’exécution d’un contrat lorsque le traitement est nécessaire à l’exécution d’un contrat auquel la personne concernée est partie ou à l’exécution de mesures précontractuelles prises à la demande de celle-ci;

– l’accomplissement et le respect des finalités de notre organisation telles que définies dans nos missions statutaires et poursuivis par le responsable du traitement ou par un tiers, à moins que ne prévalent les intérêts ou les libertés et droits fondamentaux de la personne concernée qui exigent une protection des données à caractère personnel, notamment lorsque la personne concernée est un enfant.

 

6. Conservation de vos données à caractère personnel

Notre objectif consiste à supprimer les données à caractère personnel dès que celles-ci ne nous sont plus nécessaires pour réaliser nos missions. Certaines données sont cependant conservées car cela est nécessaire en raison d’une obligation légale. A l’exception des obligations légales auxquelles nous devons nous conformer, vous avez toutefois la possibilité de faire valoir vos droits en ce qui concerne vos données à caractère personnel (voir nr. 8).

Par contre, les données que nous livrons annuellement au Recueil électronique des sociétés et associations ne relèvent plus de notre responsabilité quant à leur sort (nom, prénom, nationalité, lieu de résidence, code postal).

 

7. Traitement de vos données personnelles

Bases légales

La Fondation Oekofonds veille à assurer ce que ses traitements de vos données à caractère personnel soient licites. Dans cet objectif, nous veillons à assurer que chaque traitement soit justifié par une base légale valide, telle que le consentement de la personne concernée, la nécessité à l’exécution d’un contrat, ou la nécessité à des fins légitimes (voir supra “Légitimité du traitement de données à caractère personnel”).

Sécurité

La Fondation Oekofonds prend toutes les précautions utiles pour préserver la sécurité et la confidentialité des données et notamment, empêcher qu’elles soient déformées, endommagées, ou que des tiers non autorisés y aient accès.

Registre des activités de traitement de données

La Fondation Oekofonds tient un registre des activités de traitement de données qu’il effectue.

 

8. Vos droits en ce qui concerne vos données à caractère personnel

Vous avez le droit de faire une demande pour consulter, corriger ou supprimer vos données à caractère personnel. La Fondation Oekofonds y donnera suite à moins que des obligations légales s’y opposent.

Vous avez un droit d’opposition à toute utilisation de vos données à des fins incitatives dans les limites raisonnables des buts définis dans le cadre des missions statutaires de l’organisation.

Si vous n’êtes pas d’accord avec notre décision concernant une demande de droit de regard, de correction, de suppression ou d’opposition, vous pouvez déposer une plainte auprès de la Commission nationale pour la protection des données : www.cnpd.lu.

9. Désabonner de notre courrier d’appel aux dons

Toute personne peut à tout moment se désabonner de notre courrier d’appel aux dons. Ceci peut être fait soit en envoyant un message au oekofonds@oeko.lu soit en appelant au 43 90 30 – 50.

 

11. Droit à l’image

Lors d’une manifestation / événement public/que organisé(e) par le Oekozenter Pafendall/Mouvement Ecologique et qui est parrainé(e) (ou sponsorisé(e)) par la Fondation Oekofonds, des photos ainsi que d’autres enregistrements sonores ou médiaux peuvent être pris. Ces documentations peuvent ainsi être publiés sur différents supports (Facebook, site web, publications écrites, vidéo, etc…) pour promouvoir nos activités.

La Fondation Oekofonds se permet de garder ces documentations jusqu’au retrait du consentement des personnes concernées.

Chaque individu peut s’opposer à cette publication soit en envoyant un mail à oekofonds@oeko.lu  en appelant 43 90 30 – 50.  La Fondation Oekofonds, dans la mesure du possible, respectera cette opposition et retirera l’image (la photo individuelle) ou floutera la personne concernée.

 

12. Questions / modifications et rectifications

Si vous avez

• des questions ou des remarques sur notre politique de confidentialité ou sur la façon dont la Fondation Oekofonds traite les données à caractère personnel,
• vous voulez apporter une modification à l’utilisation des données vous concernant resp. vous avez des contestations, réclamations et autres selon la RGPD

vous pouvez vous adresser à oekofonds@oeko.lu

ou par courrier postal à:

Fondation Oekofonds

6, rue Vauban

L-2663 Luxembourg.

 

13. Modifications apportées à la politique de confidentialité

Nous nous réservons le droit d’apporter des modifications à la politique de confidentialité. Veuillez dès lors consulter régulièrement notre politique de confidentialité pour constater d’éventuelles modifications.